Microsoft benennt seine Pläne so, dass man sie nicht auseinanderhalten kann. Hier die Unterschiede, die im Alltag eines kleinen Betriebs tatsächlich zählen.
Business Basic: Cloud, aber ohne Programme
Sie bekommen E-Mail mit Ihrer eigenen Domain, Teams, OneDrive und SharePoint. Word, Excel und Outlook nutzen Sie im Browser. Für Betriebe, die vor allem E-Mail und Dateiablage brauchen und ohnehin schon Office auf den Geräten haben, reicht das.
Passt für: Kleinstbetriebe, Aussendienst, Mitarbeitende, die nur Mail und Chat brauchen.
Business Standard: die installierten Programme dazu
Alles aus Basic, plus Word, Excel, Outlook und PowerPoint zum Installieren auf mehreren Geräten. Das ist der Plan, bei dem die meisten KMU landen – und in den meisten Fällen zu Recht.
Passt für: Büroarbeitsplätze, die täglich in Word und Excel arbeiten.
Business Premium: der Sicherheitsteil
Alles aus Standard, plus Geräteverwaltung und erweiterte Schutzfunktionen: verdächtige Anmeldungen blockieren, Firmendaten auf einem verlorenen Handy aus der Ferne löschen, Anhänge und Links vor dem Öffnen prüfen.
Genau hier liegt der Denkfehler vieler Betriebe. Premium wirkt teuer – bis man einmal ein kompromittiertes Postfach hatte. Ein einziger Vorfall mit gefälschten Rechnungen aus Ihrem eigenen Mailkonto kostet mehr als die Aufpreise mehrerer Jahre.
Passt für: Betriebe mit Zahlungsverkehr per E-Mail, mit Personendaten oder mit Mitarbeitenden auf privaten Geräten.
Die drei Dinge, die in keinem Plan enthalten sind
- Ein Backup Ihrer Daten. Microsoft sorgt für Verfügbarkeit, nicht für Wiederherstellung. Ein Postfach, das jemand vor drei Monaten gelöscht hat, ist gelöscht. Ein zusätzliches Backup ist Pflicht, nicht Luxus.
- Die Einrichtung. Zugriffsrechte, Freigaben, Zwei-Faktor-Anmeldung, saubere DNS-Einträge – ohne das nutzen Sie ein Sicherheitsprodukt unsicher.
- Die Schulung. Teams und SharePoint scheitern selten an der Technik, fast immer an der Ablagestruktur.
Unsere Empfehlung
Mischen Sie. Sie müssen nicht allen dieselbe Lizenz geben: Büro auf Standard oder Premium, Aussendienst auf Basic. Und lassen Sie sich die Lizenzen jährlich anschauen – Microsoft ändert Bündel und Preise regelmässig, und fast jeder Betrieb bezahlt nach zwei Jahren für mindestens eine Lizenz, die niemand mehr nutzt.
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