Passwörter im Betrieb: Passwortmanager statt Excel-Liste

In fast jedem Betrieb, den wir übernehmen, gibt es sie: die Excel-Datei mit allen Zugängen. Manchmal sogar passwortgeschützt – mit einem Passwort, das alle kennen. Das ist kein Vorwurf, das ist der Normalzustand. Aber es ist der Zustand, der bei einem Vorfall den Unterschied macht zwischen Ärger und Katastrophe.

Warum die Liste das eigentliche Risiko ist

Wer diese Datei bekommt, hat alles: Bank, Postfächer, Website, Lieferantenportale. Sie liegt meist auf einem Netzlaufwerk, wird per Mail verschickt und landet in Backups, die niemand schützt. Ein einziger befallener Rechner reicht.

Was ein Passwortmanager ändert

Ein Passwortmanager ist ein verschlüsselter Tresor mit einem einzigen Hauptschlüssel. Er hat drei Effekte, die im Alltag sofort spürbar sind:

• Jeder Zugang bekommt ein eigenes, langes Passwort. Sie müssen es nie kennen. Damit ist der grösste Einzelrisikofaktor weg: dasselbe Passwort an mehreren Stellen.
• Zugänge lassen sich gezielt teilen. Der Mitarbeiter im Aussendienst bekommt drei Zugänge, nicht die ganze Liste. Und beim Austritt entziehen Sie den Zugriff, statt alles ändern zu müssen.
• Er füllt nur auf der echten Seite aus. Ein oft übersehener Schutz: Auf einer gefälschten Anmeldeseite bietet der Manager nichts an. Das entlarvt Phishing zuverlässiger als jedes Auge.

Worauf Sie bei der Auswahl achten

Nehmen Sie eine geschäftliche Variante mit Team-Funktion, keine private Gratislösung. Wichtig sind: Freigaben für Gruppen, Rechteverwaltung, ein Notfallzugang für den Fall, dass die Person mit dem Hauptschlüssel ausfällt, und die Möglichkeit, Zugriffe nachvollziehen zu können.

Der zweite Faktor gehört dazu

Ein Passwortmanager schützt vor gestohlenen Passwörtern. Die Zwei-Faktor-Anmeldung schützt vor allem, was danach kommt. Beides zusammen deckt den grössten Teil der Angriffe ab, die kleine Betriebe tatsächlich treffen – und beides ist in einem Nachmittag eingerichtet.

So gehen Sie es an

Nicht alles auf einmal. Beginnen Sie mit den fünf Zugängen, deren Verlust Sie am härtesten treffen würde: E-Mail, Bank, Domain, Buchhaltung, Website. Wenn diese fünf sicher sind, haben Sie den grössten Teil des Risikos erledigt. Der Rest folgt nach und nach.