Von POP-Postfächern zu Microsoft 365 – ohne Mailverlust

E-Mail ist bei den meisten Betrieben das wichtigste System überhaupt – wichtiger als die Website, wichtiger als die Buchhaltung. Ein Umzug ist deshalb kein Nachmittagsprojekt. Er ist aber gut planbar, wenn man vorher die richtigen Fragen stellt.

Zuerst: Wo liegen Ihre Mails eigentlich?

Beim klassischen POP3-Abruf werden Mails vom Server auf einen Rechner heruntergeladen und dort gelöscht. Das heisst: Ihr gesamtes Archiv liegt auf genau einem Computer, ungesichert. Das ist der eigentliche Grund für den Umzug – nicht Teams, nicht die Cloud.

Vor dem Umzug klären

• Wie viele Postfächer, wie gross, wie alt? Zwanzig Jahre Archiv in einer einzigen Datei ist ein anderer Aufwand als fünf Postfächer aus dem letzten Jahr.
• Wer verwaltet Ihre Domain? Für die Umstellung braucht es Zugriff auf die DNS-Einträge. Wenn niemand weiss, wo die Domain liegt, klären Sie das zuerst – das ist erfahrungsgemäss die grösste Verzögerung.
• Welche Geräte greifen zu? Handys, Tablets, das Gerät in der Werkstatt, der Rechner beim Treuhänder.
• Wer versendet sonst noch in Ihrem Namen? Buchhaltungssoftware, Webshop, Kontaktformular, Newsletter-Dienst. Diese Systeme brechen nach der Umstellung ab, wenn niemand daran denkt.

Der Ablauf, der sich bewährt hat

1. Postfächer anlegen und befüllen, während der alte Server noch läuft. Die Archive werden im Voraus übernommen, damit am Stichtag nur noch wenig fehlt.

2. Umstellung auf einen Randtermin legen – Freitagabend, nicht Montagmorgen. Die DNS-Änderung braucht Zeit, bis sie überall angekommen ist.

3. Nachlauf einplanen. Für ein bis zwei Tage können Mails noch beim alten Anbieter eintreffen. Der alte Zugang bleibt deshalb offen und wird nachgezogen.

4. Erst dann Geräte umstellen und die letzte Differenz übernehmen.

Die drei Dinge, die am selben Tag mitgemacht werden sollten

• Zwei-Faktor-Anmeldung für alle. Ein Postfach in der Cloud ohne zweiten Faktor ist ein Postfach, das jeder mit dem richtigen Passwort öffnet – und Passwörter tauchen in Datenlecks auf.
• Korrekte DNS-Einträge (SPF, DKIM, DMARC), damit Ihre Mails nicht im Spam landen und Ihr Name nicht gefälscht werden kann.
• Ein zusätzliches Backup. Microsoft sichert die Verfügbarkeit, nicht Ihre gelöschten Mails.

Was Sie danach merken

Dass Mails auf allen Geräten gleich aussehen und Gelesenes überall gelesen ist. Dass ein defektes Notebook kein Drama mehr ist. Und dass jemand, der den Betrieb verlässt, sein Postfach übergeben kann, statt es mitzunehmen.