Was eine Gemeindewebsite leisten muss
Für viele Einwohnerinnen und Einwohner ist die Website der erste Kontakt mit der Verwaltung. Sie suchen dort Öffnungszeiten, den Abfallkalender oder die Unterlagen zur nächsten Gemeindeversammlung. Bei einer Schulwebsite sind es Ferienpläne, Elterninformationen und die Kontakte der Schulleitung.
Diese Anforderungen gehören in fast jedes Projekt:
- Barrierefreiheit: Umsetzung nach WCAG 2.1 Stufe AA, der Grundlage des Schweizer Standards eCH-0059, inklusive barrierefreier PDF-Dokumente.
- Datenschutz: Für die Gemeinde gilt das kantonale Datenschutzrecht, für private Dienstleister das Datenschutzgesetz des Bundes (revDSG). Tracking-Dienste und eingebettete Inhalte, die Daten ins Ausland übermitteln, klären Sie vorab mit der zuständigen Datenschutzstelle.
- Hosting in der Schweiz: Server und Backups stehen in der Schweiz. Ein Vertrag zur Auftragsbearbeitung regelt, was der Dienstleister mit den Daten tun darf.
- Pflege durch die Verwaltung: Mitarbeitende ändern Texte, News und Dokumente selbst, mit abgestuften Rechten und ohne Programmierkenntnisse.
- Online-Schalter und Formulare: Bestellungen, Anmeldungen und Reservationen treffen strukturiert und verschlüsselt ein, statt als lose E-Mail.
- Publikationen und Archiv: Reglemente, Protokolle und Abstimmungsunterlagen sind leicht auffindbar, ältere Fassungen klar als solche gekennzeichnet.
- Suche: Die Volltextsuche findet auch Inhalte in PDF-Dokumenten.
- Notfall- und Mitteilungsbereich: Bei einer Trinkwasserwarnung oder einer Strassensperrung schaltet die Verwaltung innert Minuten einen gut sichtbaren Hinweis auf, der auch auf dem Handy zuoberst erscheint.
- Mehrsprachigkeit: Wo nötig, etwa in zweisprachigen Gemeinden, sind die Sprachversionen sauber miteinander verknüpft.
Für Fotos von Schülerinnen und Schülern holen Sie vorab die nötigen Einwilligungen ein. Die Einzelheiten klären Sie mit der Schulleitung und der Datenschutzstelle.
Das passende Beschaffungsverfahren
Welches Verfahren gilt, hängt vom geschätzten Auftragswert ab. Das Beschaffungsrecht kennt das freihändige Verfahren, das Einladungsverfahren sowie das offene und das selektive Verfahren. Die Schwellenwerte ergeben sich aus der Interkantonalen Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen (IVöB) und dem Recht Ihres Kantons.
Zum Auftragswert zählt in der Regel alles, was über die ganze Laufzeit anfällt: Aufbau, Hosting, Wartung, Lizenzen und Support. Für eine realistische Schätzung helfen Erfahrungswerte anderer Gemeinden oder eine Marktabklärung. Einen Auftrag aufzuteilen, um unter einen Schwellenwert zu fallen, ist nicht zulässig.
Beachten Sie ausserdem die Finanzkompetenzen in Ihrer Gemeindeordnung. Offene und selektive Verfahren werden auf simap.ch publiziert, der gemeinsamen Beschaffungsplattform von Bund und Kantonen. Im Zweifel klären Sie die Wahl des Verfahrens mit der kantonalen Stelle für das Beschaffungswesen oder mit Ihrem Rechtsdienst.
Checkliste für das Pflichtenheft
Ein gutes Pflichtenheft beschreibt, was die Website leisten muss, und nicht, mit welchem Produkt. So bleiben die Angebote vergleichbar. Diese Punkte sollten Sie abdecken:
- Ausgangslage, Ziele und Zielgruppen, etwa Einwohnerschaft, Neuzuzüger, Firmen und Vereine
- Umfang mit Seitenstruktur, Anzahl Vorlagen und Übernahme bestehender Inhalte, samt der Frage, wer diese Arbeit leistet
- Funktionen wie Formulare, Agenda, News, Verzeichnisse, Mitteilungsbanner und Suche
- Barrierefreiheit mit Standard, Stufe und Art des Nachweises bei der Abnahme
- Datenschutz, Datenhaltung in der Schweiz und Vertrag zur Auftragsbearbeitung
- Betrieb und Sicherheit mit Updates, täglichen Backups, SSL-Verschlüsselung und Überwachung der Erreichbarkeit
- Support mit Reaktionszeiten, festen Ansprechpersonen und Stellvertretung bei Ferien oder Krankheit
- Schulung der Redaktorinnen und Redaktoren sowie eine kurze Anleitung
- Nutzungsrechte an Design, Texten und Code sowie die Herausgabe aller Daten und Zugänge bei Vertragsende
- Termine, Meilensteine und das Vorgehen bei der Abnahme
- ein Preisblatt, das Aufbau, jährlichen Betrieb und Stundenansätze für Änderungen getrennt ausweist
Unterscheiden Sie zwischen Muss- und Kann-Anforderungen. Fehlt eine Muss-Anforderung, scheidet das Angebot aus. Setzen Sie Muss-Anforderungen deshalb sparsam ein und nur dort, wo die Gemeinde ohne den Punkt nicht arbeiten kann.
Angebote fair bewerten
Eignungskriterien legen fest, wer überhaupt in Frage kommt, zum Beispiel mit genügend Erfahrung und Kapazität. Zuschlagskriterien entscheiden danach zwischen den geeigneten Angeboten. Beide nennen Sie in den Ausschreibungsunterlagen, die Zuschlagskriterien in der Regel samt Gewichtung.
| Kriterium | Was Sie konkret bewerten können |
|---|---|
| Preis | Gesamtkosten für Aufbau und Betrieb über die geplante Nutzungsdauer |
| Qualität | Konzept, Bedienung des Redaktionssystems im Test, Nachweis zur Barrierefreiheit |
| Referenzen | vergleichbare Websites, die online sind, und Auskünfte der Auftraggeber |
| Betrieb über Jahre | Reaktionszeiten, Stellvertretung, Umgang mit Updates, Serverstandort |
| Exit-Regeln | Herausgabe von Inhalten und Daten in offenen Formaten, mit Fristen und Kosten |
Legen Sie vorab fest, welche Punkte Sie als Eignung prüfen und welche Sie gewichten, und bewerten Sie nichts doppelt. Lassen Sie sich das Redaktionssystem in einer Präsentation oder mit einem Testzugang zeigen. Beziehen Sie dabei die Personen ein, die später täglich damit arbeiten.
Für Ihre Unterlagen brauchen Sie Angaben zu Team, Standort und Arbeitsweise der Anbieter. Unsere Angaben finden Sie gesammelt im Firmenprofil.
Typische Fehler vermeiden
- Nur den Aufbau vergleichen: Ein günstiger Einstieg mit hohen Lizenzkosten und teuren Änderungen kann über fünf Jahre deutlich mehr kosten. Rechnen Sie alle Angebote auf dieselbe Nutzungsdauer hoch.
- Das Pflichtenheft vom bisherigen Anbieter: Es passt dann oft genau auf dessen Produkt. Wer an der Vorbereitung mitgewirkt hat, gilt zudem als vorbefasst, was im Verfahren zu Problemen führen kann.
- Inhalte unterschätzen: Texte überarbeiten, PDFs barrierefrei aufbereiten und Bilder auswählen braucht Zeit. Legen Sie fest, wer das übernimmt.
- Keine Exit-Regeln: Ohne vertragliche Regelung zur Datenherausgabe wird ein späterer Wechsel mühsam und teuer.
- Barrierefreiheit ohne Prüfung: Die Anforderung steht im Pflichtenheft, bei der Abnahme wird sie aber nie getestet.
- Keine interne Projektleitung: Ohne eine Person in der Verwaltung, die Zeit für das Projekt hat, bleiben Entscheide liegen und Inhalte fehlen. Bestimmen Sie diese Person vor dem Start.
- Zu knapper Zeitplan: Ein Aufschaltdatum kurz vor der Gemeindeversammlung setzt alle unter Druck. Planen Sie Reserve ein.
Wie SAB-IT Gemeinden, Schulen und Verwaltungen von der Offerte bis zur Übergabe aller Zugänge begleitet, lesen Sie unter Öffentliche Hand. Details zu Betrieb und Updates finden Sie unter Hosting und Wartung.
Häufige Fragen
Muss eine Gemeinde ihre neue Website öffentlich ausschreiben?
Das hängt vom geschätzten Auftragswert über die ganze Laufzeit ab. Unterhalb bestimmter Schwellenwerte ist ein freihändiges Verfahren oder ein Einladungsverfahren möglich, darüber braucht es ein offenes oder selektives Verfahren. Die Werte ergeben sich aus der IVöB und dem kantonalen Recht; im Zweifel hilft die kantonale Stelle für das Beschaffungswesen.
Was gehört in ein Pflichtenheft für eine Gemeindewebsite?
Ziele und Zielgruppen, Umfang und Funktionen, Barrierefreiheit nach WCAG 2.1 Stufe AA sowie Datenschutz und Hosting in der Schweiz. Dazu kommen Betrieb und Support, Schulung, Rechte an Inhalten und Code und die Herausgabe aller Daten bei Vertragsende. Ein Preisblatt sollte Aufbau und jährlichen Betrieb getrennt ausweisen.
Muss eine Gemeindewebsite in der Schweiz gehostet werden?
Das hängt vom kantonalen Datenschutzrecht und den Vorgaben Ihrer Verwaltung ab. Hosting in der Schweiz wird häufig verlangt, weil es die Fragen rund um die Bekanntgabe von Daten ins Ausland vereinfacht. SAB-IT betreibt Websites auf Servern in der Schweiz.